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2010年11月 7日 (日)

データエントリーな日々

葬儀参列者のリストを作成し、弔電の礼状作成、お手伝いの礼状作成と並行して、年賀状を頂戴した方々のリストを作成し、喪中のお知らせを作成している。

我が身と妹をのぞき、家族は稼業に従事している。景気の低迷もあって母は引退もままならず売上を出すことを日々余儀なくされ、稼業を継いだ弟は会計のノウハウ引き継ぎを怠っていたツケがまわってきて、従業員の給与や取引先への支払い勘定などで四苦八苦している。
貧乏暇なしとはよくいったものだが、せねばならぬことがあるほうが、あるいは良いのかもしれないとも実感しつつ。

礼状は、できれば手書きで作成したかったところだが、かような事情もあり、自作の印刷物で済ませることにした。家族の負担を軽減したいという理由から、自らすべてまかせろと買って出たわけだが、なんやかやで二週間もかかってしまい、ようやくにして礼状の投函を終え、喪中はがきのプリントアウトにこぎつけた。それなりに数もあったことだし、時間がかかったのも仕方がないと考えていたのだが、喪中のお知らせをてきぱきと出すのもまるで準備していたようで世間的にアレだと家族に指摘され、そんなものかもしれないと得心しつつも、肩凝らせて用意した俺様ちゃんってどうなのと思わなくもない。

投函を焦る必要がなくなり、次に到来したのは、稼業の帳簿作成ヘルプである。
半年分、溜めているという。

父がやっていた方式はノートに記録するものだった。それをもとに、メーカー別、日別などの帳票を手動で作成していたわけだが、その手間を省いてやろうとエクセルファイルを作成したのが1998年頃のこと。何年か入力業務を行い、弟に引き継いだ。

このような事態に陥ったのは初めてのことではない。ノート作成は怠っていないものの、データ登録作業は滞りがちで、幾度か登録代行をしていた。だいたい数ヶ月分溜めてくれる。
日々忙しいのは分かっているが、溜めすぎだろうと、毎回思う。溜める前に言ってくれとも思う。
滞らせる度に父は静かにブチ切れていた。ほとんど引退したといっても、経営は父が取り仕切らざるを得ない状況にあったためで、経営するからにはそれら資料は必要なのだ。

紙は偉大なり。紙面ノートの手軽さに比べたら、表形式とはいえデータ登録作業は煩雑さにおいて勝る。登録後に帳票が楽に出力できるという天国が待っているとしても、登録作業という地獄が辛いと進めないものらしい。
これは弟が、帳票を活用する立場になかったためでもあろう。

往時は現在の倍ほどの登録量があった。現在では日々10件程度、セール時でその5倍程度というデータ量はたいしたことがないようではあるが、一部暗号化がなされているため慣れない者にはこの解読が一手間であり、また、ほとんど一品ものといっても差し支えない仕入量であるために、劇的な効率化が図れない。商品登録の手間だけ増えるような具合となり、データベース化するメリットが見いだせないのだ。
これについては、当時から今まで、抜本的な改善案は見いだせていない。

昨今では道の駅などで地元農家が受託販売を依頼する形式のビジネスが一般的になり、これにシステムが導入された例も知っている。稼業と似たような例ではあるが、農家が受託販売を依頼する品の種類はほぼ固定であり、希な品種がもちこまれたとしても、一度登録すればその後も利用し続けられる。
シーズンごとに商品がまるっきりいれかわる小売業とはやはり異なる。

我がエクセルファイルは超便利とはいいがたいツールだが、帳票作成には非常に有用であると自負している。帳票作成に要する膨大な手間に比べたら登録作業に要する手間は遙かに小さなものである。業務効率化のひとつのソリューションといえる。
やりたかったが手間がかかりすぎるという理由で父が作成しなかった帳票も出せるようにするなど、それなりに拡張を続け、今回も機能追加の要素が見いだされた。
稼業を継がなかった言い訳が立つくらいには有用であると思いたい。

ともあれ、活用を強いられる立場になった弟を、今しばらくは必要以上に支援する必要がありそうだ。

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